دليلك لتعزيز مشاركة أصحاب المصلحة بالمشروع

كل صاحب مصلحة Stakeholder بمشروعك سيأتي إلى العمل بمستوى مختلف من المشاركة. سيعتمد مستوى المشاركة هذا على العديد من الأمور، مثل:

– مدى انشغالهم.

– المشاريع الأخرى التي يعملون عليها وأولويات تلك المشاريع.

– مستوى فهمهم لأهداف وأهداف المشروع.

– ما هو متوقع منهم (وما إذا كانوا يرون تلك المهام سهلة، صعبة، عديمة الفائدة أو تستحق وقتهم).

غالبًا ما لا يظهر أصحاب المصلحة بالمشروع مستويات المشاركة التي قد نشعر أننا بحاجة إليها منهم للحصول على أفضل النتائج للمشروع. إليك بعض الأفكار حول كيفية تحويل الأشخاص إلى مستعدين للمشاركة بشكل أكبر في المشروع.

من معرقل إلى غير مبال

تواجه المشاريع صعوبات عندما يعرقل أصحاب المصلحة ويقاومون التغيير. في الواقع، عندما يكون أي صاحب مصلحة مقاومًا للتغيير، يمكن أن يسبب ذلك مشاكل. المعرقلون هم ربما أشخاص لا يرون المشكلة التي يحاول المشروع حلها.

كما أنهم قد يكونون حريصين على الدفاع عن الوضع الراهن أيًا كان. تحدث معهم حول سبب مقاومتهم للتغيير، أو ما يقلقهم من تغيرات كجزء من هذا المشروع. حاول مشاركة أسباب المشروع و”السبب” وراء التغيير، حتى لو لم يؤثر ذلك بشكل مباشر على فريقهم. قد يكونون أكثر استعدادًا للمشاركة في المشروع إذا عرفوا الأسباب التي تدفع التغيير.

هناك أمور مختلفه لتجربتها هنا، لكنها تبدأ بمحاولة فهم موقفهم وربما تنتهي بالتصعيد إلى مديرهم المباشر أو ممول مشروعك.

من غير مبال إلى حريص

هؤلاء هم أصحاب المصلحة الذين لديهم القليل من الاهتمام بالمشروع وترغب في أن يكونوا داعمين لك.قد يعتقد أصحاب المصلحة غير المبالين أن المشروع ليس ذا صلة بهم, أو ربما لا يرون فائدة منه.

المشروع ببساطة لا يبدو مهمًا من موجهة نظرهم. يمكنك رؤية ذلك في ردة فعلهم تجاه العمل، استجابتهم البطيئة في الرد على رسائلك ومكالماتك، وموقفهم العام تجاه المشروع.

لربما يكون ذلك لأنك طلبت منهم المشاركة ولم تكن واضحًا بما فيه الكفاية في الطلب. لذا تحدث معهم حول أولوياتهم وأولويات فريقهم. شارك معهم النجاحات وإذا لزم الأمر حاول الحصول على بعض من وقتهم المشغول لإكمال عمل المشروع الخاص بهم.

أقراء أيضاً: تحسين دورة حياة مشروعك باستخدام ثلاث طرق في الأجايل( الأسلوب الرشيق)

من حريص إلى الأكثر مشاركة

أصحاب المصلحة الداعمون حريصون على المشروع، لكنهم لن يكونوا بالضرورة الأكثر مشاركة أو محفزين لنجاح المشروع. ربما تحتاج بعض أصحاب المصلحة إلى أن يكونوا في فئة “الأكثر مشاركة”.

فكر في كيفية استثمار وقتهم بأفضل طريقة حتى لا يجلسوا في الاجتماعات ويستمعون إلى التحديثات التي يعرفون عنها بالفعل. اطلب بعض الوعود الصغيرة وشاهد كيف يتعاملون مع الإيفاء بها قبل أن تطلب منهم مهامًا أكبر.

ليس من الضروري أن يكون الجميع منفئة الأكثر مشاركة

لا تحتاج إلى أن يكون الجميع في فئة الأكثر مشاركة. ربما كون بعض أصحاب المصلحة كونهم غير مبالين أمر غير مضر بسير المشروع : طالما أنهم لا يقاومون التغيير لذا يكون ذلك كافيًا.

أنما فائدة النظر إلى المعنيين بهذه الطريقة ورؤية أين يقفون على مقياس واضح هو لفهم أوسع حول أنواع المشاركة – وبشكل خاص الالتزام بالوقت – المطلوب لكل صاحب مصلحة أو مجموعة أصحاب مصلحة. لذا كن على علم بأن أولئك الذين هم في مستوى بعيد مما تريد على المقياس سيحتاجون إلى المزيد من الوقت والعمل المركز أكثر لنقلهم إلى المنطقة التي تريدهم أن يكونوا فيها.

هل لديكم مثال عن معني تحول أصحاب المصلحة إلى فئة “الأكثر مشاركة” ومستعد لمشاركتها في التعليقات؟

أود سماع قصصكم عن نجاح مشاركة أصحاب المصلحة في مشاريعكم.

المرجع: Stakeholders: how to improve engagement