الوصف الوظيفي هو الوثيقة التي تحدد ما يُنتظر من شاغل الوظيفة، وهو أساس التوظيف والتقييم والتدريب في أي مؤسسة.
الخلاصة في نقاط
- الوصف الوظيفي وثيقة تحدد هدف الوظيفة ومهامها وموقعها في الهيكل والمؤهلات المطلوبة لشاغلها.
- يُكتب بعد تحليل الوظيفة، وتُصاغ مهامه بأفعال محددة قابلة للقياس، في صفحة إلى صفحتين.
- يُستخدم في التوظيف وتقييم الأداء والتدريب وتحديد الأجور، ويُراجَع سنوياً.
إعلان وظيفة غامض يجلب متقدمين غير مناسبين، وموظف لا يعرف حدود دوره يتصادم مع زملائه. في الحالتين يكون السبب غالباً واحداً: غياب وصف وظيفي مكتوب بعناية.
ما هو الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي وثيقة تحدد الغرض من الوظيفة، ومهامها الأساسية، وموقعها في الهيكل التنظيمي، والمؤهلات المطلوبة لشاغلها. وهو من أهم أدوات إدارة الموارد البشرية، لأنه الأساس الذي تُبنى عليه قرارات التوظيف والتقييم والتدريب والأجور.
لماذا تحتاجه كل مؤسسة؟
- توظيف أدق: يساعد على جذب من تنطبق عليهم الشروط فعلاً.
- وضوح الأدوار: يعرف كل موظف ما المطلوب منه ولمن يرفع تقاريره.
- تقييم عادل: يصبح تقييم الأداء مبنياً على مهام متفق عليها مسبقاً.
- تحديد الاحتياج التدريبي: بمقارنة مهارات الموظف بما تتطلبه الوظيفة.
عناصر الوصف الوظيفي
- المسمى الوظيفي: واضح ومتعارف عليه في السوق.
- الإدارة والمدير المباشر: أين تقع الوظيفة ومن يشرف عليها.
- الهدف العام: جملة أو جملتان تلخصان سبب وجود الوظيفة.
- المهام والمسؤوليات: من خمس إلى عشر مهام رئيسية، كل منها تبدأ بفعل.
- المؤهلات والخبرات: التعليم، سنوات الخبرة، الشهادات المهنية.
- المهارات: الفنية والسلوكية.
- ظروف العمل: ساعات الدوام، السفر، طبيعة مكان العمل.
خطوات كتابة الوصف الوظيفي
1. حلّل الوظيفة أولاً
تحدث مع شاغل الوظيفة الحالي ومديره، وراقب ما يُنجَز فعلياً. الوصف المكتوب من المكتب دون هذا التحليل يصف وظيفة مثالية لا وجود لها.
2. اكتب الهدف العام
مثال: “ضمان صرف رواتب الموظفين بدقة وفي موعدها وفق أنظمة العمل وسياسات الشركة.”
3. صُغ المهام بأفعال محددة
اكتب “يعدّ تقرير المبيعات الأسبوعي ويرسله لمدير الإدارة” بدلاً من “مسؤول عن التقارير”. الفعل المحدد يجعل المهمة قابلة للقياس.
4. ميّز بين الضروري والمفضّل
قائمة شروط طويلة تُبعد مرشحين جيدين. اذكر ما لا يمكن الاستغناء عنه في قسم، وما يُعدّ ميزة إضافية في قسم آخر.
5. راجعه مع المدير المباشر
وحدّثه كلما تغيرت طبيعة العمل. وصف وظيفي عمره خمس سنوات غالباً لم يعد يصف الوظيفة.
نموذج مختصر: أخصائي موارد بشرية
- الهدف العام: تنفيذ عمليات التوظيف وشؤون الموظفين بما يدعم احتياجات الإدارات.
- المهام: نشر الإعلانات الوظيفية وفرز السير الذاتية، تنسيق المقابلات، إعداد عقود العمل، تحديث ملفات الموظفين، متابعة الإجازات والحضور.
- المؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية، خبرة سنتين.
- المهارات: التواصل، الدقة، إجادة برامج الجداول، المعرفة بأنظمة العمل المحلية.
الفرق بين الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية
يخلط كثيرون بين المصطلحين. الوصف الوظيفي يتحدث عن الوظيفة نفسها: غرضها ومهامها وموقعها. أما المواصفات الوظيفية فتتحدث عن شاغلها: المؤهل والخبرة والمهارات والسمات الشخصية المطلوبة للنجاح فيها. في الممارسة يُجمعان عادة في وثيقة واحدة، لكن التمييز بينهما يساعدك على ألا تكتب شروطاً في الشخص لا تتطلبها المهام فعلاً.
كيف تجمع معلومات الوظيفة؟
جودة الوصف من جودة تحليل الوظيفة الذي يسبقه. وهناك أربع طرق شائعة، والأفضل الجمع بين اثنتين منها:
- المقابلة: مع شاغل الوظيفة ومديره. اسأل: ما الذي تقضي فيه أغلب وقتك؟ ما القرارات التي تتخذها وحدك؟ ما الذي يحدث إن تأخرت مهمتك؟
- الاستبيان: مناسب حين يكون عدد الوظائف كبيراً، لكنه يحتاج مراجعة لأن الناس يميلون إلى تضخيم مهامهم.
- الملاحظة: تصلح للوظائف ذات المهام الظاهرة والمتكررة، مثل خطوط الإنتاج وخدمة العملاء.
- سجل العمل: يدوّن الموظف مهامه على مدى أسبوعين، فتظهر المهام التي لا يذكرها أحد في المقابلة.
صياغة المهام: قبل وبعد
المهمة المكتوبة جيداً تجيب عن ثلاثة أسئلة: ماذا يفعل؟ لمن أو بماذا؟ ولأي غرض؟
- قبل: مسؤول عن خدمة العملاء.
بعد: يرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف والبريد خلال ساعتين، ويسجل كل حالة في نظام المتابعة. - قبل: متابعة المخزون.
بعد: يجرد المخزون أسبوعياً ويرفع طلبات إعادة التوريد عند بلوغ الحد الأدنى المعتمد. - قبل: المشاركة في إعداد الميزانية.
بعد: يعدّ تقديرات مصروفات الإدارة السنوية ويقدمها للمدير المالي قبل نهاية أكتوبر.
ورتّب المهام بحسب أهميتها أو بحسب نسبة الوقت الذي تستهلكه، لا عشوائياً. بعض المؤسسات تكتب بجانب كل مهمة نسبتها التقريبية من وقت الموظف.
استخدامات الوصف الوظيفي بعد التوظيف
- تهيئة الموظف الجديد: يكون أساس خطة أول تسعين يوماً.
- تقييم الأداء: تُشتق منه معايير التقييم والأهداف السنوية.
- تحديد الأجور: بتقييم الوظائف ومقارنتها ببعضها وبالسوق.
- التخطيط للتعاقب: معرفة ما تتطلبه الوظيفة الأعلى يوضح ما يجب تطويره في المرشحين لها.
- إعادة الهيكلة: كشف المهام المكررة بين الوظائف أو التي لا يتبناها أحد.
أسئلة شائعة
كم يبلغ طول الوصف الوظيفي المناسب؟
صفحة إلى صفحتين. أطول من ذلك يعني غالباً أنك تسرد إجراءات العمل لا المهام الرئيسية.
من يكتب الوصف الوظيفي؟
المدير المباشر هو الأعرف بالوظيفة، وإدارة الموارد البشرية توحّد الصياغة والنموذج. كتابته من أحد الطرفين وحده تنتج وثيقة ناقصة.
كل متى يُحدَّث؟
راجعه سنوياً مع تقييم الأداء، وعند كل تغيير في الهيكل أو الأنظمة المستخدمة، وقبل كل إعلان توظيف جديد.
هل يحق للموظف رفض مهمة غير مذكورة فيه؟
الوصف الوظيفي يحدد المهام الأساسية ولا يحصر كل ما قد يُطلب، والمرجع في الخلاف عقد العمل وأنظمة العمل المحلية. لكن تكرار تكليف الموظف بمهام خارج وصفه إشارة إلى أن الوصف يحتاج تحديثاً.
نموذج ثانٍ: مدير مشروع
- الهدف العام: تسليم المشاريع المسندة إليه ضمن النطاق والوقت والميزانية المعتمدة، وبما يحقق رضا العميل.
- يتبع إدارياً: مدير إدارة المشاريع. يشرف على: فريق المشروع المكلف.
- المهام الرئيسية: يعدّ خطة المشروع وجدوله الزمني وميزانيته ويعتمدها من الراعي؛ يوزع المهام على الفريق ويتابع تنفيذها أسبوعياً؛ يدير سجل المخاطر ويرفع ما يتجاوز صلاحيته؛ يعدّ تقرير الحالة الدوري لأصحاب المصلحة؛ يدير طلبات التغيير وأثرها على الوقت والتكلفة؛ يوثق الدروس المستفادة عند الإغلاق.
- المؤهلات: بكالوريوس في تخصص ذي صلة، خبرة خمس سنوات منها سنتان في إدارة مشاريع، ويفضّل حمل شهادة مهنية في إدارة المشاريع.
- المهارات: التخطيط، إدارة أصحاب المصلحة، التفاوض، إعداد التقارير، استخدام برامج الجدولة.
- مؤشرات النجاح: نسبة المشاريع المسلّمة في موعدها، الانحراف عن الميزانية، رضا العميل.
إضافة بند “مؤشرات النجاح” ممارسة مفيدة تربط الوصف مباشرة بتقييم الأداء، وتراجع تفاصيل الدور في مقالنا عن إدارة المشاريع.
قائمة مراجعة قبل اعتماد الوصف الوظيفي
- هل يفهم شخص من خارج الإدارة طبيعة الوظيفة من قراءة الهدف العام وحده؟
- هل تبدأ كل مهمة بفعل واضح وتصف ناتجاً يمكن ملاحظته؟
- هل المهام المذكورة هي ما يُنجَز فعلاً، لا ما كان يُنجَز قبل سنوات؟
- هل كل شرط في المؤهلات ضروري لأداء المهام؟
- هل التبعية الإدارية والصلاحيات واضحة؟
- هل يتعارض مع وصف وظيفة أخرى أو يكرره؟
- هل الصياغة خالية من أي شرط لا علاقة له بالعمل؟
- هل راجعه المدير المباشر واعتمدته الموارد البشرية وعليه تاريخ الإصدار؟
أخطاء يجب تجنبها
- نسخ وصف وظيفي من شركة أخرى دون تعديل.
- عبارة “وأي مهام أخرى يكلَّف بها” كبديل عن تحديد المهام.
- الخلط بين الوصف الوظيفي والإعلان الوظيفي؛ الإعلان نسخة تسويقية مختصرة منه.
الوصف الوظيفي الجيد استثمار صغير يوفر كثيراً من سوء الفهم، ويسهم في بناء بيئة عمل ناجحة يعرف فيها كل فرد دوره.
